Ich nutze die Zeit „zwischen den Jahren“ immer für Reflektion, Strategie, Neuausrichtung und Justierung. Was will ich im neuen Jahr anders machen? Was besser? Was gar nicht mehr? Und welche neuen Dinge möchte ich in Angriff nehmen? Ideen dafür sammel ich schon einige Zeit vorher. Das sind oft Dinge, die ich unter „langfristige Angelegenheit“ verbuche und die für mich nicht ins reguläre Tagesgeschäft gehören.
Für das Jahr 2017 schwebt unter anderem auch noch die Idee der Umsetzung eines papierlosen Büros im Raum. Ich mache zwar wahnsinnig gern handschriftliche Notizen und kann mir so Dinge oft besser merken und sie einprägsamer visualisieren. Es gibt jedoch auch Teile meines Jobs, in denen ich mit weniger Papier durchaus auskommen würde und zufrieden wäre, wenn diese Papierberge nicht mehr existieren würden.
Das betrifft vor allem die Buchhaltung und typische Unterlagen, die gefühlt nur dazu da sind, um abgeheftet zu werden. Was meine eigene Organisation, Canon, mein Büro und meine Produktivität damit zu tun haben, zeige ich dir hier.
Inhaltsverzeichnis
Wozu eigentlich ein papierloses Büro?
Ich bin zwar keine Minimalistin „by nature“ mag es aber in verschiedenen Lebensbereichen dann doch sehr gern sehr einfach. Dazu gehört auch mein Schreibtisch. Darauf sollte möglichst maximal eine Ablage und möglichst wenig anderer Krams liegen.
Grundlegend kommen beim papierlosen Büro aber auch noch andere Aspekte hinzu. Im Zuge der Einfachheit geht es nämlich auch um Arbeitseinsparung und Effizienzerhöhung. Beispielsweise lassen sich digitale Dokumente wesentlich schneller und einfacher auf ihre Inhalte untersuchen. Und das nicht nur an einem physischen Ort, sondern je nach Speichersystem auch von jedem anderen Ort der Welt.
Außerdem geht das papierlose Büro mit dem Gedanken des Umweltschutzes einher durch einen minimierten Papierverbrauch einher. Auf der anderen Seite müssen aber auch IT und Speichermedien mit Strom versorgt und möglicherweise zusätzlich Geräte angeschafft werden. Was Papiereinsparung auf der einen Seite ist, bedeutet so vielleicht auch ein größerer CO2-Footprint auf der anderen Seite.
Dokumente Digitalisieren
Die erste Frage im Prozess zum papierlosen Büro ist die, wie man Dokumente überhaupt digitalisieren kann. Klar, mit dem Scanner. Die Meisten von uns haben wohl eine Art Flachbettscanner oder ein Kombigerät mit Drucker. Klappe hoch, Papier drunter, Scannen, Klappe auf, nächstes Papier.. Das möchte man nicht ernsthaft mehrere tausend Mal machen.
Genau dafür gibt es sogenannte Dokumentenscanner wie den imageFORMULA DR-C240 von Canon, den man beispielsweise hier bekommt. Dokumentenscanner ziehen die einzelnen Dokumente eigenständig ein und scannen dieser. Der imageFormula DR-C240 schafft bspw. 90 Scans pro Minute. Super schnell und völlig ausreichend für mich.
Auch unterschiedlich Dokumentenarten sind kein Problem für solcher Scanner. Mit spezieller Software, wie der Canon CapturePerfect kannst du Scans auch optimieren und (noch wichtiger teilweise) die Scans an mehreren Zielen ablegen lassen (natürlich inkl. Cloud-Dienste).
Warum Canon? Ich nutze seit Jahren Canon-Produkte und bin damit immer sehr zufrieden gewesen. Von Drucker bis hin zur Kamera. Außerdem bin ich angetan von der japanischen Kyosei-Philosophiem, die bei Canon in vielen Bereichen umgesetzt wird.
Speichern, Verwalten, Suchen und Finden
Im nächsten Schritt – und dieser ist ebenso wichtig – müssen die Dokumente entsprechend gespeichert, benannt, kategorisiert und vielleicht auch verschlagwortet werden, um eine möglichst gute Verwaltung hinzubekommen.
Wie genau das bei mir aussehen könnte, darüber muss ich mir noch ausgiebig Gedanken machen. Im Hinblick auf das Speichern sind einige Wege möglich. Es bieten sich lokale Speicher an, aber auch Cloud-Dienste, Kombinationen und eigene Server oder auch NAS-Systeme.
Von der Kategorisierung und Organisation her würde ich meine bestehende Ordnerstruktur verwenden und erweitern. Ich denke aber, dass sich die konkrete Organisation sowieso immer erst im Prozess selbst final ergibt.
Rechtliche Aspekte – und was passiert mit dem Papierkram?
Wenn alles Unterlagen auf Papier nun in digitaler Form vorliegen, stellt sich die Frage, was man nun mit den Papierunterlagen macht.
Praktisch gesehen, dürften diese nun getrost in den Mülleimer wandern. Rechtlich jedoch ist die Sache etwas kniffeliger. Da gibt es Unterlagen, die über einen gewissen Zeitraum aufgehoben werden müssen (bspw. Kontoauszüge).
Und auch bei Steuerunterlagen und anderen rechtlich relevanten Unterlagen (Verträge etc.) ist man leider immer nur auf der sicheren Seite, wenn solche Unterlagen in Papierform vorliegen. Einfach wegschmeißen ist also nicht möglich.
Möglich ist aber, diese Unterlagen so einfach wie nur möglich physisch zu archivieren. Dazu bietet sich eine ganz simple datumsbasierte Ordnung. Das Neueste kommt oben drauf. Fertig.
Ich werde euch natürlich auf dem Laufenden halten, wie das Thema „papierloses Büro“ bei mir weitergeht. Bin aber auch gespannt auf eure Meinung und Erfahrungen dazu!
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Zuerst einmal vielen Dank für den interessanten Artikel. Ich persönlich bevorzuge immer die papierlose Alternative. Allerdings ist es immer wieder ganz nett wenn man einen „Schmierzettel“ hat. Ich gehe dann immer hin und scanne mir die Zettel immer ein und ordne sie zu den jeweiligen Projekten dazu.