Ordnung im Büro – 5 einfache Tipps, wie du in deinem Home Office immer Ordnung halten kannst

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Ich bin nun im fünften Jahr selbständig und hatte in dieser Zeit 2 verschiedene Büros (im Home Office), die ich jeweils mindesten 10 Mal umgeräumt und umsortiert habe, um die Ordnung in meinem Büro so zu strukturieren, dass alltägliche Prozesse möglichst reibungslos funktionieren. Natürlich hat das nicht von vornherein wunderbar geklappt und brauchte einige Zeit bis ich die für mich passende Ordnung und Struktur gefunden habe. Mittlerweile habe ich mir einige Routinen angewöhnt, die mir die tägliche Arbeit, als auch die Buchhaltung erleichtern. 5 der wesentlichen Dinge, die mir weitergeholfen haben, möchte ich hier kurz vorstellen.

1. Freitag ist Ordnungstag

Der Freitag ist nicht nur ein besonderer Tag, weil er der Tag vor dem langersehnten Wochenende ist. Ich habe diesen Tag auch zu meinem „Ordnungstag“ auserkoren. Vielleicht geht es einigen von euch auch so: spätestens am Freitag Nachmittag ist bei mir in Sachen „Tiefenkonzentration“ die Luft einfach raus. So wie ich meine To-Do´s, für die ich viel Konzentration und Ruhe benötige, in die frühen Morgenstunde lege, erledige am Freitag Nachmittag alles was mit wenig Konzentration zu tun hat. Dazu gehört auch das Aufräumen und Ordnen meines Büros.

Am Freitag erledige ich beispielsweise die Ablage, hefte ein, sortiere aus oder um und werfe weg. In der Regel ist das vor allem Papierkram. Aber auch auf meinem Desktop und in meinem Mailaccount schaffe ich am Freitag Nachmittag Ordnung. Das Schöne daran: am Montag danach startest du völlig aufgeräumt in eine neue Woche !

2. Ordner und Ablagen sortiert halten

Da wären wir auch schon beim Thema „Ordner“ und „Ablagen“. Ich habe mich da schon in etlichen Methoden versucht. Habe etliche Ablagen gekauft und diese beschriftet und priorisiert – beispielsweise nach „super wichtig“, „wichtig“, „nicht wichtig“. Für mich haben sich all diese Systeme als nutzlos herausgestellt.

Das Problem an solch einer Ablage ist: Die Ablage selbst sagt mir leider nicht Bescheid, ob darin noch etwas liegt, was ich bearbeiten müsste. Oder wie man so schön sagt „Papier ist geduldig“. Es ist einfach nicht mein Ding. Und so habe ich das Ganze abgekürzt. Bei mir gibt es nur noch eine Ablage.

Das ist Papierkram, den ich noch nicht erledigt habe. Also Schreiben beantworten, Rechnungen, die noch zu bezahlen, zu buchen oder abzulegen sind. Dass das noch etwas zu erledigen ist, daran erinnert mich meine ToDo-Liste bzw. meine Wochenplanung. Ist der Papierkram erledigt, wird er abgeheftet (siehe oben, meistens freitags). So halte ich den Umfang der Ablage relativ klein und stelle mir meinen Arbeitsplatz nicht unnötig mit allerlei Ablagen voll.

Mein Ordnersystem habe ich mir nach Themen aufbereitet. Im jeweiligen Ordner selbst sortierte ich mit Hilfe von Trennblättern. So habe ich beispielsweise 2 Ordner mit dem Thema Versicherungen. Einer ist privat, der andere geschäftlich. Die Unterthemen der Trennblätter sind dann jeweils Krankenversicherung, Haftpflichtversicherung, Rechtsschutzversicherung & Co.. So habe ich wichtige Unterlagen direkt griffbereit, wenn ich sie suche.

3. Nur das Notwendigste auf dem Tisch

Es hat ziemlich lange gedauert, mir das anzugewöhnen, aber es hilft mir unglaublich dabei, mich auf eine Sache zu konzentrieren: nur das Notwendigste auf dem Tisch zu haben. Ich hatte oft die Tendenz allerlei Zettel und Notizen, Handy, Kaffeetasse, Telefon, Headset, Bürokram, Stifte und Co. auf meinem Tisch anzuhäufen.

Das lenkt mich jedoch nur immer wieder ab und stört mich auch. Deswegen halte ich mich mittlerweile daran, wirklich nur noch die notwendigsten Dinge auf meinem Schreibtisch aufzubewahren.

4. Posteingang / Postausgang direkt sortieren

Eine weitere wichtige Routine ist das tägliche Vorsortieren meiner Post. Eingangspost wird selbstverständlich direkt geöffnet und landet entweder direkt in einem Ordner oder auf meiner To-Do-Ablage. Ausgangspost wird über den Tag an einem bestimmten Ort meines Büros gesammelt und am Abend zur Post gebracht.

5. Keine Notiz- und Zettelwirtschaft

Ich gehöre zu denen, die sich Notizen gern noch mit einem Stift auf einen Zettel schreiben. Gern habe ich auch allerhand PostIt-Zettel mit Ideen oder Notizen beschriftet und diese irgendwo in Schreibtischnähe angebracht. Doch Papier ist eben geduldig, wie man so schön sagt. Deswegen gibt es bei mir nur noch einen Zettel auf dem Ideen notiert werden. Alles andere landet direkt in meiner Wochenplanung. So verhindere ich, dass gute Ideen und Einfälle irgendwo auf irgendwelchen PostIts vor sich hin schlummern und bewege mich selbst dazu, Dinge schneller umzusetzen. Und mein Büro sieht ohne „Zettelwirtschaft“ auch noch ein Stück aufgeräumter aus.

Fazit – jeder muss seine eigene Ordnung finden

Was mir gut in meine Arbeitsabläufe und meinen Büroalltag passt, muss längst nicht auch optimal für andere Selbständige sein. Deswegen würde mich interessieren, welche „Ordnungstipps“ du so hast. Welche Tricks wendest du an und wo siehst du bei dir selbst noch Optimierungspotenzial?

 

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