Zeitmanagment und Personalplanung für Selbständige und kleine Unternehmen – Anforderungen an Tools und Software

Personaleinsatzplanung

Die vorhandene Zeit möglichst optimal zu managen und daraus den maximalen Output zu holen, ist für viele Selbständige ein großes Thema. Auch ich beschäftige mich seit Jahren immer mal wieder damit, meine Arbeit möglichst effizient im Rahmen des Zeitmanagements zu organisieren. Dabei geht es einerseits um Motivation, andererseis aber auch um eine gute Planung der Zeit.

Dazu gibt es etliche Tools, „Papier-Werkzeug“ und allerhand schlaue Ratgeber. Die eigene Zeit, Projekte, Aufgaben, Deadlines – alles will irgendwie organisiert werden.

Nebenbei entwickeln sich aber auch die Ansichten und Ansätze zu den Arbeitszeiten selbst. In der t3n gab es dazu kürzlich wieder interessante Beiträge zu den 4-Tage-Wochen, 6-Stunden-Tagen und anderen Arbeitszeit-Modellen, die besonders in Agenturen der Online- und Medienbranche Anklang finden.

„Klügere Arbeitszeiten“ müssen her. Denn Arbeitszeit ist definitv nicht zu 100% auch Leistungszeit. Wie also schlägt man genau die Brücke, zwischen Leistungszeiten und Arbeitszeiten, die einer besseren Work-Life-Balance entgegen kommen, ohne dabei tatsächlich ineffizienter zu werden?

Zeitmanagement und Planung für Selbständige

Selbständige bzw. Freiberufler und Einzelunternehmer haben oft den Vorteil, dass die die Planung und Erfassung von Leistungszeiten relativ flexibel und nach persönlichem Geschmack vornehmen können.

Wer eben gern mit Papier und Stift arbeitet, schreibt sich das Ganze auf Papier auf. Andere erfassen und planen mit Excel. Wiederum andere planen und erfassen gar nichts. Und dann gibt es noch die Möglichkeit, Projekte, Zeiten und Aufgaben mit unterschiedlichen Tools zu verwalten.

Für mich ist es beispielsweise wichtig, DASS ich Zeiten, Projekte und Aufgaben erfasse und auch plane. Oft ist es in der Praxis dennoch so, dass die Dinge dann etwas anders kommen. Einen groben „Fahrplan“ zu haben, ist mir aber lieber, als in den blauen Dunst zu arbeiten.

Eine gute Zeiterfassung ist außerdem oft für eine korrekte Rechnungslegung wichtig und natürlich auch dafür, um künftige Angebote und Projekte etwas besser zu planen bzw. einzuschätzen – das ist aber eine Sache, die mit den Erfahrungswerten wächst.

Wie du hier im Blog an einigen Stellen nachlesen kannst, habe ich in dieser Hinsicht schon vieles ausprobiert. Es gibt nicht DAS eine System, DAS eine Tool oder DIE eine Strategie, die deinen Arbeitstag zu 100% in Richtung absolute Effizienz führt. Das Ergebnis ist immer eine Frage von aktueller Situation, Motivation, Zielen, persönlichen Vorlieben und Disziplin. Und diese Dinge verändern sich eben auch von Zeit zu Zeit. So zumindest meine Meinung.

Seit Anfang des Jahres arbeite ich beispielsweise verstärkt mit OneNote, um meine Projekte inhaltlich zu planen und daraus eine zeitliche Planung zu machen, die ich über Excel erstelle und nachhalte. Die daraus resultierenden Deadlines und Tagesabläufe wiederum trage ich dann in meinen Kalender ein.

Die Vorteile für mich liegen hier klar auf der Hand: OneNOte und Excel kann ich am Arbeitsplatz und am Smartphone jederzeit unterwegs nutzen und aufrufen. Damit bleibe ich bei minimalen Kosten flexibel und muss mich noch dazu nicht an die Vorgabe eines Tools oder Programms halten, sondern kann die Organisation in meinen OneNote-Notizbüchern und Excel-Arbeitsblättern ganz so gestalten, wie es für meine Arbeitsabläufe am praktischsten ist.

Zeitmanagement und Personalplanung für kleine und mittlere Unternehmen

Für kleine bis mittelgroße Unternehmen bedeuten neue Arbeitszeitmodelle aber auch, dass die Personaleinsatzplanung (kurz PEP) noch besser werden muss.

Wie kann das genau funktionieren? Ab einer bestimmten Anzahl Mitarbeiter gelangt man da manuell sehr schnell an seine Grenzen.

Personalkosten sind fast überall eh schon einer der größten Kostenblöcke in den Unternehmen. Warum also aufgrund schlechter Personalplanung noch mehr dazu beitragen, dass Arbeitszeit – oder vielmehr Leistungszeit – vergeudet wird.

Zur Planung gehört aber auch eine Erfassung des Ist-Zustandes. Das bedeutet, dass die Personalplanung nicht nur auf der eigentlichen Planung beruht, sondern auch mit einer Zeiterfassung dokumentiert werden muss.

Nicht zuletzt die Anforderungen aus diversen Arbeitszeitgesetzen, der Gewerbeaufsicht und der Berufsgenossenschaften erfordern diese Nachweise.

Von der Personaleinsatzplanung, über die Zeiterfassung bis hin zum Lohn müssen einfach einige Dinge gut verzahnt und stimmig sein. Excel und Co reichen da einfach nicht mehr aus und es müssen spezialisierte Systeme her, die einen guten Rahmen, aber dennoch ausreichend unternehmerische Flexibilität ermöglichen.

edpep und edtime – Kurzüberblick

Ein vorbildliches Beispiel für solch eine Verzahnung sind die SaaS-Lösungen edpep und edtime von eurodata. Während edtime für die juristisch korrekte Zeiterfassung der Leistungszeiten zuständig ist, kümmert sich edpep um die Personaleinsatzplanung. Hiermit können Schichten geplant, Schichten sogar per App getausch, Arbeitsanweisungen verschickt und Arbeitsdokumente ausgegeben werden.

Als Erweiterung des Systems kann man noch das sogenannte edlohn hinzubuchen. Hier wird die Lohnabrechnung für Mitarbeiter aus den Daten von edpep und edtime erstellt.

Hier ein Überblick über Anforderungen, die die Lösungen edpep und edtime erfülen können:

edpep

  • Planung von Arbeitszeiten und Schichten
  • Kommunikation durch die App
  • Urlaubsanträge, Krankmeldungen und Tausch von Schichten direkt über die App
  • Datenschutz über ISO/IEC 27001 zertifiziert
  • Personalkosten besser überblicken
  • detailliertes Aufgabenmanagement mit edpep+

edtime

  • einfache Erfassung von Arbeitszeiten
  • keine Zettelwirtschaft mehr
  • Prüfung der Mindeslohneinhaltung
  • Erfassung von Zeiten
  • mobile Stempeluhr
  • Kalenderansichten
  • Ereignisübersichten

Auch preislich gestalten sich beide Lösungen tatsächlich sehr attraktiv. Die Kosten für die Nutzung starten bei ca. 1 Euro je Monat und Mitarbeiter. Außerdem ist es möglich, die Lösungen 30 Tage lang kostenfrei zu testen und sich dann erst zu entscheiden. Und selbst dann bleibt man mit der Möglichkeit der monatlichen Kündigung noch sehr flexibel.

Wie löst du die Sache mit dem Zeitmanagement, der Planung und Erfassung von Arbeitszeiten? Nutzt du Tools und Software oder schreibst du solche Dinge lieber selbst auf? Und – sofern du hast – wie organisierst du die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter?

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