Kurs auf digital & minimal – Lösungen für zeitsparende Workflows von der Zeiterfassung bis zur Buchhaltung

Büro - digtial und minimal

Da bin ich schon 8 Jahren im Online Marketing selbständig und man müsste eigentlich meinen, dass mein Arbeitsalltag bereits absolut digital ist. Wie ich kürzlich aber erst wieder feststellte: es geht immer noch ein wenig „digitaler“. Hier noch eine Cloud. Da noch eine App. Absolut papierlos komme ich trotzdem noch nicht aus, auch wenn ich mich bereits immer mehr auf diesen Zustand hinbewege.

Der digitale Arbeitsalltag

Mein Job findet fast ausschließlich online statt. Webseiten in allen möglichen Ausprägungen sind mein Ding. Das bedeutet: mein Arbeitsalltag beginnt spätestens mit dem Anschalten meines Mac, wenn nicht schon früher beim Frühstück mit ein paar Mails. Spätestens aber wenn der Browser gestartet wird, geht es los.

Wie die meisten anderen „Online-Selbständigen“ auch, wird bei mir über Mails und Messenger kommunziert. Ja ok, und ab und an über das Telefon. Arbeitszeiten erfassen, Rechnungen schreiben, Kundeanfragen beantworten, Recherchen anstellen, Notizen machen…all das passiert bei mir digital.

Höher, schneller, weiter

Und ja, ich muss zugeben, ich finde Tools, Apps und Software sensationell, die mir den Arbeitsalltag noch leichter gestalten. Prozesse und Workflows beschleunigen, mir Arbeit abnehmen und mir dir Möglichkeit geben, mich noch stärker auf das Wesentliche meiner Arbeit zu konzentrieren.

Generell geht es da oft um: höher, schneller, weiter. Wenn mir Tool A etwas mit 2 Klicks ermöglicht, wozu ich bei Tool B 5 Klicks brauche, dann nutze ich Tool A. Denn all die kleinen Handgriffe summieren sich über das Jahr und am Ende kostet es Zeit. Zeit, die man entweder lieber in wesentliche Arbeit oder die Freizeit stecken kann.

Buchhaltung vollkommen digital und in der Cloud

online buchhaltungSehr deutlich habe ich das kürzlich beim Thema Buchhaltung bemerkt. Die Buchhaltung mache ich nach wie vor selbst..hab ich schließlich studiert ;-). Bislang war ich in dieser Hinsicht sehr von WISO Mein Büro überzeugt. Eine super umfangreiche Software mit vielen Möglichkeiten. Viele Möglichkeiten sind immer toll. Noch besser ist, wenn man viele Möglichkeiten sehr einfach nutzen kann. Kurz also: Klick und speichern, statt klick, klick, klick und speichern.

Und genau das ist der Knackpunkt, den ich nun am eigenen Leib erfahren habe. Per Zufall wurde ich auf eine Buchhaltungs-Software aufmerksam, die jedoch komplett über eine Cloud läuft. Wie soll das gehen? Ist das wirklich sicher? Hab ich da auch wirklich alles was ich brauche?

Schon eine Zeit hat mich nämlich wirklich genervt, dass das ursprüngliche Buchhaltungssystem meiner Wahl mir irgendwie immer umständlicher erschien – eher 2008 statt 2018.

Bei allen Anwendungen, die man so nutzt, muss man sich nach dem Ziel fragen. Mein Ziel in Sachen Buchhaltung ist es, meine Buchungsvorgänge einfach und schnell buchen zu können. Das kann WISO Mein Büro. Was es aber nicht kann, ist genauso schnell und einfach Belege zu erfassen bzw. Belege in die Software zu laden. Allein dieser Umstand führte dazu, dass es ungefähr 2,5 mal so lang dauerte, meine Buchhaltung zu erledigen.

Allein dieser kleine Unterschied führte nun dazu, dass ich mit meiner Buchhaltung zu einer komplett anderen Lösung gewechselt bin. Weil es mir wertvolle Zeit schenkt.

Personalplanung und Zeiterfassung

Gleiche Logik, anderes Thema: die Zeiterfassung. Meine Güte, wie lange habe ich da nach einer echt praktischen Lösung gesucht. Von Desktopanwendungen bis hin zur mobilen Zeiterfassung. Bis ich dann irgendwann mal die berühmte „Höhle der Löwen“ sah und auf eines meiner Lieblings-Gadgets namens „Timeular“ gestoßen bin (Dazu dann aber nochmal in einem anderen Artikel).

Nur kurz: Timeular ist für mich die perfekte Kombination aus verlässlicher und flexibler Zeiterfassung mit haptischem Reiz. Und der ist vor allem viel wert, wenn man sonst dazu neigt, ständig zu vergessen, dass man die Zeiterfassung sonst per Klick aktivieren muss. Mit Timeular mache ich das ganz einfach mit einer Art Würfel. Seitdem ist das Thema Zeiterfassung für mich entspannt abgehakt.

Da wäre aber noch die Personalplanung. Egal, ob das nun eigene Angestellte oder andere Freelancer betrifft, die für eigene Projekte arbeiten.

Da gibt es zum Beispiel Lösungen wie die von ed-portal.de, die mit den Produkten edtime und edpep richtig schöne Anwendungen für die Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung anbieten.

Für mich hat vor allem edpep alles was eine smarte Personalmanagement-Lösung im Jahr 2018 braucht: sie ist intuitiv anzuwenden, macht optisch etwas her, ist aber dennnoch aufgeräumt und klar und die Planung von Projektteams oder anderen Mitarbeitergruppen wird um ein Vielfaches vereinfacht und du verbringst nicht ewige Stunden damit, Schichten und Arbeitszeiten zu planen.

Fahrtenbuch ade – Hi Fahrtenbuchapp

Eine ähnliche Erfahrung habe ich auch in Sachen Fahrtenbuch gemacht. Wer ein Fahrtenbuch führen muss oder möchte, weiß, dass man durchaus mal verschläft, eine Fahrt einzutragen. Und diejenigen wissen auch, dass es eine undankbare Aufgabe ist, diese Fahrten nachträglich korrekt ins Fahrtenbuch einzutragen.

Aus diesem Grund habe ich mich auch hier für eine (halbwegs) einfache Lösung entschieden: nämlich eine Fahrtenbuchapp. Gut, man muss natürlich auch daran denken, diese App zu starten. Insgesamt nimmt mir die App aber schon mal ziemlich viel Schreibkram ab, zeichnet die Fahrten auf, berechnet die Fahrtkosten und in einer ruhigen Minute kann ich dann noch ziemlich einfach diese Fahrten kategorisieren und Projekten und Kunden zuordnen.

Was brauchst du wirklich? und wie geht das noch schneller?

Seit ich im letzten Jahr das Buch The One Thing von Gary Keller* gelesen habe, setze ich seine super simple Methode für mehr Fokus im Alltag auch praktisch ein. Mit bisher sehr guten und sichtbaren Erfolgen. In Kombination mit der Magic Cleaning-Theorie von Marie Kondo* versuche ich nach und nach alle möglichen Dinge und Orte in meinem beruflichen und privaten Alltag zu „entschlacken“ und so auch stärker zu fokussieren. Mir bringt das einen unheimlichen Konzentrations- und Effizienz-Boost.

Aus diesem Grund frage ich mich bei Änderungen von Soft- und Hardware oder auch Workflows immer was ich denn eigentlich wirklich brauche und will und im 2. Schritt suche ich genau dafür die passende Lösung.

Kurs auf digital & minimal – Lösungen für zeitsparende Workflows von der Zeiterfassung bis zur Buchhaltung
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Wer schreibt hier? Jasmina

Hi! Ich bin Jasmina, die Autorin von onlinelupe.de. Seit 2010 schreibe ich hier über digitales Arbeiten und Selbständigkeit im Internet.

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