Wer sich selbständig machen möchte oder bereits selbständig ist, muss sich in vielen verschiedenen Bereichen gut auskennen und „wissenstechnisch“ fit und möglichst up-to-date sein. Das betrifft nicht nur das Kerngeschäft der geplanten Unternehmung, sondern auch Bereiche, die mit diesem in direkter Verbindung stehen. Dazu gehören beispielsweise das Finanzwesen und steuerrechtliche Aspekte, Personalführung, Wissen zu rechtlichen Angelegenheiten, Organisation und Prozesssteuerung und vieles mehr.
In vielen Fällen führt vor allem Unwissen gern und schnell in ein regelrechtes Gründerdebakel. Einige wesentliche Fehlerquellen während der Existenzgründung möchte ich in diesem Artikel aufführen und erläutern, wie man diese vermeiden kann.
Inhaltsverzeichnis
Kaufmännisches & Steuerrechtliches
Der Bereich des kaufmännischen Wissen beginnt bereits beim Thema Eingangs- und Ausgangsrechnungen und endet irgendwo bei der Einnahmenüberschussrechnung bzw. der Bilanzierung. Um überhaupt eine rechtsgültige Rechnung stellen zu können, sollte diese mit notwendigen Daten und Informationen ausgestattet zu sein. Gleiches gilt auch für das Verbuchen von Rechnungen, Zahlungsvorgängen oder auch die Erstellung der Lohnabrechnung.
Doch richtig kniffelig wird es meist erst, wenn Jahresabschlüsse, Einnahmenüberschussrechnung oder eine Bilanz erstellt werden müssen. Dazu ist eine ganze Portion kaufmännisches und steuerrechtliches Wissen notwendig. Wissen, das viele nicht von vornherein aufgrund einer kaufmännischen Ausbildung oder eines betriebswirtschaftlichen Studiums mitbringen.
Neben den eher operativen Aspekten hat das Finanzwesen einer Unternehmung aber auch eine wichtige Funktion im Planungsbereich. Als UnternehmerIn sollte man unbedingt in der Lage sein, diverse Kennzahlen der vergangenen Monate und Jahre sinnvoll zu interpretieren und so zu nutzen, dass sie Grundlage einer effektiven Zukunftsplanung sein können – wichtig beispielsweise bei der Planung von Investitionen und Rückflüssen.
Break-Even und Cash-Flow sollten in diesem Zusammenhang nicht nur als gutklingende Begrifflichkeiten abgetan, sondern tatsächlich auch im Rahmen der Unternehmensplanung genutzt werden. Doch dazu muss man natürlich erst einmal wissen, worum es sich bei solchen Begrifflichkeiten handelt.
So kann man Fehler vermeiden:
- Existenzgründerseminaren oder speziellen Schulungen
In vielen Städten werden Existenzgründerseminare zu speziellen Themenbereichen angeboten. Darunter auf zum Thema „Kaufmännisches Wissen“. Da sich diese Seminar an Gründer richten, sind sie in der Regel meist recht günstig und orientieren sich inhaltlich vor allem daran, Grundlagenwissen aufzubauen. Aber auch an der Volkshochschule werden eigentlich überall spezielle Kurse zu Themen wie Lohnbuchhaltung, Finanzbuchhaltung usw. angeboten. Weitere Informationen und Hinweise zu Seminaren und Schulungen gibt es außerdem auch bei der örtlichen Industrie- und Handelskammer. - Fachliteratur
Wer sich mit der Materie vielleicht schon ein wenig auskennt und sein Wissen lediglich auffrischen oder sortieren möchte, dem ist sicher schon mit guter Fachliteratur geholfen. Bei der Auswahl jener Fachliteratur sollte man jedoch darauf achten, dass diese möglichst auf dem aktuellsten Stand der Rechtsgebung ist und möglichst die neueste Auflage eines Buches bestellen. - Hilfestellung durch das Finanzamt
Handelt es sich um ganz spezielle Fragen, die man beispielsweise zur Rechnungslegung nicht selbständig beantworten kann, hat sich nach meinen Erfahrungen bislang auch öfter ein Anruf beim zuständigen Finanzamt bewährt. Die Auskunft ist natürlich kostenfrei.
- Hilfestellung oder Übernahme der Aufgaben durch einen Steuerberater oder ein Steuerbüro
Ist man sich dennoch in der Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung oder im Controlling nicht sicher genug, sollte man sich definitiv Expertenrat einholen. Das bedeutet hier vor allem: einen Steuerberater konsultieren bzw. die Dienstleistungen eines Steuerbüros in Anspruch zu nehmen. Umfangreiche Beratungen sind etwas teurer, ein Einstiegsgespräch bspw. für die Übernahme der Buchhaltung und Steuererklärung jedoch sind häufig kostenfrei. Die ungefähren Kosten für die Buchhaltung sollten natürlich vorab geklärt werden und in die finanzielle Planung passen. - Hilfestellung im Internet
In Sachen Finanzbuchhaltung, Controlling und Kostenrechnung finde ich das Internet nicht in jeder Hinsicht hilfreich. Besonders „gefährlich“ finde ich es hin und wieder, dem Rat einiger User aus diversen Foren blind zu vertrauen. Hilfreich hingegen finde ich Portale wie existenzgruender.de. Dabei handelt es sich um eine Plattform des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales mit allerhand umfangreiches Infos, Tipps, Checklisten und Hilfen zum Einstieg in die Selbständigkeit.
Businessplan, Markteinschätzung, Planung
Scheitern von Existenzgründungen geht jedoch ebenfalls häufig mit einer verzerrten Businessplanung und Markteinschätzung einher. In der Euphorie einer Geschäftsidee und Gründen werden die Chancen des zukünftigen Unternehmens gern auch mal zu gut eingeschätzt. Das führt unter anderem dazu, dass beispielsweise Best Case- und Worst Case-Planungen völlig an der Realtiät vorbeigehen. Gut, nun ist eine Planung immer eine Planung und kann nur ein Anhaltspunkt für das sein, was kommen mag. Der / die Existenzsgründer selbst haben es aber in der Hand, den zukünftigen Markt realistisch oder weniger realistisch einzuschätzen.
So kann man Fehler vermeiden oder das Risiko minimieren:
- Gegenlesen und Einschätzung des Businessplans durch vertraute Experten
Vertraute Experten können beispielsweise Freunde oder Familienmitglieder sein, die sich in der jeweilgen Branche gut auskennen oder generell bereits Erfahrungen mit der Erstellung eines Businessplans gemacht haben. - Gegenlesen und Einschätzung des Businessplans durch eine unabhängige Institution
Bei der Beantragung des Gründungszuschuss ist beispielsweise die Prüfung des Businessplans durch die örtliche Industrie- und Handelskammer (IHK oder HK) Pflicht, wobei die IHK oder HK bei möglichen Mängeln oder Fehleinschätzungen Hilfestellung geben kann. - Mehrfache Kalkulationsszenarien
Eine weitere ganz hilfreiche Möglichkeit zur Einschätzung der geplanten Unternehmung ist auch, die Kalkulationen der Gesamtunternehmung nicht nur einmalig durchzuführen, sondern in mehrfacher Ausführung unter bestimmten Bedingungen anzufertigen. Eine einfache Form dessen ist die Kalkulation eines Best Case und eines Worst Case. Da jedoch viele Unternehmen nicht nur von einer variablen (bspw. Nachfrage) abhängig sind, empfiehlt es sich, auch andere Aspekte in die Kalkulation einzubeziehen, die positiv, negativ oder durchschnittlich verlaufen können.
Überschätzung eigener Ressourcen und Möglichkeiten
Last but not least sehe ich das Thema Organisation und Ressourcen als einen wesentlichen Aspekt an, der ebenso gut über Erfolg oder Misserfolg entscheiden kann. Aus meiner Sicht betrifft das insbesondere kleine Unternehmen, wie bspw. Einzelunternehmer, GbR oder OHG.
Gern, und so ging es mir zu Beginn auch häufig, überschätzt man schlichtweg, was in 24 Stunden so alles möglich ist bzw. was in 24 Stunden nicht möglich ist. Hinzu kommt die Gefahr des „sich verzettelns“, gerade wenn man allein arbeitet und damit die meisten Arbeiten auch allein bewältigen muss und möchte.
Mit der Zeit habe ich gelernt, mir bestimmte Routinen anzueignen, meine To-Do-Liste nach bestimmten Prioritäten zu ordnen, auch mal etwas abzusagen oder zu verschieben und mir bestimmte Dienstleistungen als Hilfestellung herangezogen. Denn auch für einen Selbständigen hat der Tag eben nur 24 Stunden und nebenher sollte das Privatleben ebenfalls nicht zu kurz kommen.
So kann man Fehler vermeiden:
- Zielorientierung – sorgfältige Planung, was man so alle schaffen muss, kann und möchte
Generell bietet es sich immer an, langfristige, mittelfristige und kurzfristige Ziele klar zu definieren und die alltäglichen und nicht alltäglichen Arbeiten an diesen Zielen auszurichten. Damit einher geht die Frage zu jeder Tätigkeit: ist diese für mein Unternehmen gerade essentiell? Kann ich diese Aufgabe vielleicht verschieben, absagen oder delegieren? - Prioritäten setzen und einhalten (!)
In Zusammenhang von Zielorientierung und Planung steht auch das (rigorose) Setzen und Einhalten von Prioritäten. Hier muss jeder seinen besten Workflow finden, jedoch ist es allgemein wohl so, dass man sich bspw. gern von neuen Mails, Posts, Telefonaten und Ideen ablenken lässt. Ich fertige jeden Morgen eine kleine To-Do-Liste an und priorisiere diese nach mehrfachen Aspekten. - Dienstleistungen als Unterstützung – Steuerberater, Telefonservice
Extrem hilfreich finde ich auch bestimmte Dienstleister in Anspruch zu nehmen, die beispielsweise zeitraubende Aufgaben übernehmen können. Ganz weit vorn sehe ich da bspw. mein Steuerbüro, das für mich die Buchhaltung und Steuererklärung übernimmt und den Telefonservice, den ich seit einiger Zeit beanspruche und der mir gute Dienste leistet. - Zeiterfassung
Ein weiteres ganz hilfreiches Instrument in meinem Tagesablauf ist außerdem der Zeiterfassungsservice clockodo geworden. Dieses Werkzeug hilft mir nicht nur dabei, meine Kundenrechnungen sehr transparent und detailliert erstellen zu können, sondern auch dabei, meine zeitlichen Ressourcen realistisch einzuschätzen und zukünftig auch realistischer zu planen.
Fazit
Selten gibt es den einen wesentlichen Grund, weswegen eine Unternehmung scheitert oder nicht erfolgreich ist. Häufig entsteht dies aus einer Kombination vieler verschiedener Aspekte. Wichtig ist jedoch, immer wieder zu reflektieren, in welchen Bereichen man als Gründer Nachhol- oder Optimierungsbedarf hat und wie diese Bereiche ausgeglichen werden können. Ist man sich beispielsweise noch gar nicht schlüssig, welche Geschäftsidee bzw. Unternehmung zu den eigenen Fähigkeiten passt, kann man sich unter anderem auf Plattformen wie geschaeftsideen.de informieren und beraten lassen.
