Mehr Ordnung am Arbeitsplatz – von Ordnungstagen bis Zweckform-Etiketten

Arbeitsplatz Chaos

Mama hatte Recht! Manchmal ist Ordnung tatsächlich das halbe Leben. So sehr mir dieser Spruch aus den Ohren hängt, ein Stück Wahrheit ist dran.

Auch wenn wir heute viel stärker digital arbeiten und weniger Papierkram erzeugen, ist ein aufgeräumter Schreibtisch und ein gut sortierter Desktop oft von Vorteil. Wie ich Schreibtisch- und Desktop-Chaos im Griff behalte, zeige ich dir in diesem Artikel.

1. „Ordnungstage“

Ich gehöre (leider) nicht zu denjenigen, die sofort immer alles aufräumen. Manchmal wünschte ich mir diese Eigenschaft. Aus diesem Grund gibt es bei mir „Ordnungstage“. Klassischerweise ist das bei mir der Freitag Nachmittag und der eine Tag im Monat, an dem ich die Buchhaltung vorbereite und erledige.

Kurz vor Feierabend wird alles aufgeräumt, abgeheftet und sortiert, was die Woche über eben so angefallen ist. Von Rechnungen, über Verträge, Texte, die ich noch lesen möchte. Der Download-Ordner wird ebenso rigoros aussortiert und aufgeräumt, wie mein Schreibtisch. Ich gehe da eigentlich nach einem ganz einfachen Prinzip vor, das unter anderem auch im AGILEment-Ansatz* vorkommt und sich LEAD nennt.

Die Abkürzung LEAD steht für Löschen, Erledigen, Archivieren und Do. Dieses Prinzip wende ich letztlich auf alle Dateien, Papierkram und meine Mails an. Entweder wird das Element umgehend gelöscht. Kann ich es innerhalb von 3 Minuten bearbeiten, wird es erledigt.

Dauert die Bearbeitung länger, kommt es auf die Do-Liste. Wird es nicht gelöscht und muss nicht erledigt werden, sondern ist das Element anderweitig sinnvoll oder nutzbar, archiviere ich es und hebe mir die Sache für später auf. Manchmal archiviert man Dinge eben auch nur für das „gute Gefühl“, obwohl man sie dennoch nie wieder braucht. ;-)

2. Was brauche ich wirklich?

Entgegen der Phrase „Ein Genie beherrscht das Chaos“, kann ich es nicht wirklich haben, wenn mein Schreibtisch und der Desktop dauerhaft „zugemüllt“ sind.

Doch bevor man rigoros ausmistet und aufräumt, sollte man sich die Frage stellen, was man eigentlich wirklich zum Arbeiten braucht?

Für den Schreibtisch brauche ich damit nur folgendes:

  • mein Surface 4, Bildschirm, Tastatur und Maus
  • 1 Kuli und 2 Textmarker
  • meinen Kalender
  • meine Do-Liste auf max. 2 A4-Seiten
  • meinen Notizblock

Das war es auch schon. Früher hingen auch mal etliche Post-Its an meinem Arbeitsplatz – mit vermeintlich wichtigen Infos darauf. Irgendwann war ich aber „Post-It-blind“ und da Papier bekanntlich geduldig ist, mehrten sich die Zettelchen, aber es erfolgte daraus keine Aktion. Also, alle Zettel weg und die wichtigen Dinge landen eh auf der Do-Liste.

3. Archivieren – offline und digital

Alles was offline archiviert wird, von Verträgen bis hin zur Buchhaltung, landet bei mir in typischen Aktenordnern. Die Aktenordner haben je nach Thema eine bestimmte Farbe. So finde ich schneller zum richtigen Ordner. Für die Ordner-Rücken nutze ich Zweckform Etiketten, die bedruckt werden und so ein einheitliches Bild ergeben. Ich finde das schöner und einheitlicher, als alles mit der Hand zu beschriften.

Ein Mal im Jahr wird dann auch das Archiv nochmal archiviert. Ordner mit Inhalten, die älter als 3 Jahre sind kommen vom Büro an einen Lagerort. So wird das Büro nicht allmählich immer voller. Der Dachboden oder trockene (!)  Kellerräume eignen sich dazu hervorragend ;-).

4. Wandflächen nutzen

Eine prima Idee, die ich auch seit einiger Zeit nutze, habe ich auch noch hier gefunden. Und zwar geht es um die Nutzung von Wandflächen. Die nutze ich seit einiger Zeit als „Kreativbereich“.

Dazu habe ich mir zwei magnetische Tafelfolien* (bei mir in Mint) in den Maßen 1,50 x 1 Meter besorgt und diese in einer Gesamtfläche von 3 x 1 Meter über meinem Schreibtisch an der Wand befestigt.

Die Folie lässt sich nicht nur wieder ganz einfach entfernen, sondern nimmt quasi gar keinen Raum weg – im Vergleich zum Flipcharts und Whiteboards, die entweder irgendwo stehen müssen oder nur schwer an der Wand zu befestigen sind.

Außerdem kann ich die Folie beliebig mit Kreide(stiften) beschriften und mit Magneten Zettel und Ideen darauf pinnen. Dort findet alles an Ideen Platz, was ich nicht direkt auf meiner Do-Liste haben möchte, sondern was vielleicht noch etwas reifen muss.

 

Wie schaffst du Ordnung an deinem Arbeitsplatz? Oder ist Ordnung für dich eher überbewertet und du kommst besser mit Chaos zurecht? Ich freue mich auf dein Feedback!

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