Mitarbeiter einstellen – Gehaltsabrechnung – intern vs. extern?

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Die letzten Jahre zeigten bereits, dass der Trend im Online Business immer stärker hin zur selbständigen und ortsunabhängigen Arbeit geht. Eine Entwicklung, die vor allem das sogenannte „Digitale Nomadentum“ voranschreiten lässt. Digitale Nomaden sind Einzelunternehmer bzw. Freiberufler, die im Internet ihren Lebensunterhalt verdienen während sie nicht ortsgebunden sind, sondern beispielsweise reisen oder sich zu unterschiedlichen Zeitpunkten an unterschiedlichen Orten aufhalten. Ob nun ortsgebundener Selbständiger im Online-Geschäft oder Digitaler Nomade, hin wie her kann man als UnternehmerIn irgendwann an Ressourcen-Grenzen stoßen und muss in diesem Zuge über die Anstellung eines oder mehrerer Mitarbeiter nachdenken. Ganz ab davon, ob diese nun ortsgebunden oder ortsunabhängig für das Unternehmen tätig sein werden, kommen auf die/den Selbständigen damit einige organisatorische und verwaltungsbezogene Aufgaben zu. Eine dieser Aufgaben ist die Gehalts- bzw. Lohnabrechnung. 

Sobald man als UnternehmerIn Mitarbeiter einstellt, ist die monatliche Gehaltsabrechnung und Gehaltszahlung ein Muss und damit eine immer wiederkehrende Aufgabe, da man als vorheriger Einzelunternehmer bzw. Freiberufler sicher nicht sofort eine Personalabteilung sein Eigen nennen kann.

Die Abrechnung an sich kann über zwei Varianten erfolgen: entweder intern durch die Inhaber / die Geschäftsführung oder extern durch ein Lohnbüro oder auch ein Steuerbüro. Ob man die Abrechnung nun intern oder extern erstellen lässt, wird dazu mittlerweile eigentlich immer eine spezielle Software-Lösung genutzt. Häufig sind diese Lösungen nun auch webbasiert und lassen sich praktisch automatisieren. Das hat zur Folge, dass der Abrechnungsprozess an sich weniger Ressourcen bindet und damit insgesamt günstiger wird.

In einigen Branchen benötigt man jedoch noch Formularbücher für die Gehalts- und Lohnabrechnung. Die darin aufgezeichneten Informationen werden schließlich in entsprechende Systeme eingegeneb.

Interne vs. externe Abrechnung

Mit der Anstellung von Mitarbeitern ändert sich bei den meisten Unternehmen auch die Rechtsform. Zudem sind wichtige Aspekte aus den Bereichen Arbeitsrecht, Sozialversicherungsrecht und Steuerrecht zu beachten. Sich in diese Themen einzuarbeiten dauert und bindet wahrscheinlich Ressourcen, die sinnvoller für Umsatz und Gewinn genutzt werden können.

Damit ist es zwingend notwendig, vorher gut abzuwägen, ob man diese Aufgaben nicht besser an ein externes Büro gibt statt sie selbst zu erledigen und sich ggf. zu verzetteln. So ist es auch nach der Anstellung der Mitarbeiter wichtig, sich mit den aktuellen gesetzlichen Anforderungen und Veränderungen vertraut zu machen.

Ein Beispiel ist die Einführung des Mindestlohnes in diesem Jahr. Die damit einhergehenden Veränderungen und Anforderungen zu verstehen und umzusetzen kostet Zeit. Zeit, die wertvoll ist. Hier muss man sich also die Frage stellen, ob diese Aufgabe nicht schneller und qualitativ hochwertiger durch ein externes Steuer- oder Lohnbüro gelöst werden kann.

Letztendlich kann auch eine Kalkulation von möglichen Kosten eine gute Entscheidungsgrundlage sein. Wird die Abrechnung beispielsweise durch ein Lohnbüro durchgeführt, entstehen monatliche Kosten. Führt die Abrechnung ein interner Mitarbeiter durch, sind dies auch Kosten – hierzu würde man beispielsweise die Zeit mal den Stundenlohn ansetzen. Und auch, wenn man die Abrechnung als InhaberIn / GeschäftführerIn selbst durchführt, ist die dafür aufgewendete Zeit ein Kostenfaktor.

Bildquelle: pixabay.com

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Jasmina

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Hi! Ich bin Jasmina, die Autorin von onlinelupe.de. Seit 2010 schreibe ich hier über digitales Arbeiten und Selbständigkeit im Internet.

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