Die Online Terminbuchung – wie du sie als Selbständige(r) nutzt, um Zeit zu sparen und produktiver zu arbeiten

Das Thema Automatisierung erst gestern ein wichtiger Punkt im Artikel für Shopbetreiber, in welchem es um Erfolgskriterien von Online Shops ging. Automatisierungen sind aber etwas, was nicht nur Shopbetreiber und Online-Selbständige interessieren sollte. Auch für lokal agierende Selbständige und Unternehmen, wie Friseure, Handwerker, die medizinische Fußpflege, Versicherungsberater, Immobilienmakler & Co. ist die Automatisierung von Prozessen ein wichtiger Aspekt, um Zeit effizient zu nutzen. 

Das Problem mit den manuellen Terminbuchungen

Im beruflichen Alltag gibt es allerhand Zeitfresser. Das betrifft Selbständige im Online-Business ebenso, wie Selbständige und Unternehmen, die „offline“ tätig sind.

Besonders wenn das Geschäftsmodell einen regen Kundenkontakt vorsieht, wie es bei Friseuren, Maklern, Handwerkern, Technikern und vielen anderen Dienstleistern der Fall ist, kann das Thema „Terminvergabe“ zum Problem werden.

Wir stellen uns das Mal ganz praktisch vor. Sicher warst du auch schon mal bei einem Friseur, hattest einen Handwerker im Haus oder hast gerade gemeinsam mit einem Immobilienmakler eine Wohnung besichtigt. Und plötzlich…klingelt das Telefon.

Nun gibt es zwei Möglichkeiten: der Dienstleister geht ans Telefon, gewinnt dadurch möglicherweise einen neuen Kundentermin, lässt dich dafür aber mal kurz „links liegen“.

Oder der Dienstleister geht nicht ans Telefon, verliert dadurch eventuell einen neuen Kundentermin (und damit Umsatz und Gewinn) und schenkt dir als Kunden damit für diesen Moment die absolute Priorität. Eine richtige „Lösung“ sind beide Wege nicht – weder für den Dienstleister, noch für dich als Kunden, noch für den möglichen neuen Kunden (Schließlich könntest auch du beim nächsten Mal der Anrufer sein und dich ärgern, dass niemand ans Telefon geht).

Probleme für Dienstleister

• Du arbeitest und bist konzentriert und wirst durch den Anruf aus deinem „Flow“ gerissen.
• Du möchtest oder kannst das Telefonat nicht annehmen, weil du soeben mit einem Kunden arbeitest.
• Du nimmst das Telefonat an, brauchst aber relativ viel Zeit, um einen geeigneten Termin zu finden (verärgert anwesende Kunden und kostet dich Zeit)

Stellt sich die Frage, wie man diese Problematik zugunsten aller Beteiligten auflösen kann, ohne direkt einen Mitarbeiter einzustellen, der sich um Anrufe und Terminvergabe kümmert.

Standardisierte online Terminbuchung

Der grobe Lösungsansatz lautet: Nutze eine Terminbuchungs-Software bzw. online Terminbuchungs-Anwendungen, die dir diese Arbeit abnimmt. Interessenten und Kunden können so über das Internet ziemlich einfach offene Termin-Slots bei dir buchen – natürlich nur in Zeiten, die du für Kundentermine freigegeben hast.

Du bekommst anschließend eine Übersicht über gebuchte Termine, verringerst so die Zeiten, die du am Telefon verbringen musst, ermöglichst deinen Kunden direkt das gute Gefühl, einen Termin gebucht zu haben und verärgerst keine anwesenden Kunden.

Nun höre im Geiste schon den ein oder anderen sagen: „Ja, aber ich habe auch viele Kunden, die technisch nicht so versiert sind, um so ein Onlinetool zu nutzen.“. Das ist natürlich verständlich und nachvollziehbar, dass die 74-jährige Frau Müller ihren Termin bei der Fußpflege vermutlich nicht über eines onlines Terminbuchungsservice vornimmt.

Aber auch hierfür gibt es Lösungen. Frau Müller wird vermutlich zum Hörer greifen und anrufen. Ist gerade ein Kunde anwesend, lässt sich hier zusätzlich ein sogenanntes Telefonsekretariat zwischenschalten. Der Anruf wird damit direkt in das „virtuelle Sekretariat“ weitergeleitet, wo man sich im besten Fall mit deinem Firmennamen meldet und Frau Müller einen freien Slot als Termin für ihre Fußpflege anbietet. Solche Dienstleistungen kosten natürlich zusätzlich Geld. Bedenke aber: du sparst Zeit, du verärgerst keine anwesenden Kunden und machst den anrufenden Kunden glücklich, indem sie/er direkt einen Termin bekommt.

Modelle der Terminbuchung als automatisierter Prozess: 

• ausschließliche Nutzung der online Terminbuchung
• ausschließliche Nutzung der telefonischen Terminbuchung über ein Telefonsekretariat
• Kombination aus telefonischer und online Terminbuchung mit App/Software und Telefonsekretariat (optimal)

Vorteile automatisierter Terminbuchungs-Software

• Reduktion von Zeiten, die für Terminabstimmungen genutzt werden muss
• Reduktion von Leerlauf, weil einfache Absagen durch Kunden möglich sind
• keine verärgerten anwesenden Kunden

Wie funktioniert TerminApp ?

TerminApp ist ein Online Terminbuchungstool, das genau die angesprochenen Aspekte der online Terminbuchung miteinander vereint. Einen ersten Eindruck der App bekommst du in folgendem Video:

https://youtu.be/EtweLRPbQZY

Hast du dich bei TerminApp mit einem Account registriert, stehen dir bereits in der Classic Version (kostenlos) einige hilfreiche Termin-Funktionen zur Verfügung. Vorerst richtest du deinen persönlichen Terminkalender ein, vergibst buchbare Zeiten, definiert Leistungen und Leistungszeiten, sowie Ressourcen, Öffnungszeiten, Mitarbeiter usw..

Das Gute daran, du brauchst keine eigene Webseite, um TerminApp vollumfänglich zu nutzen. Den Link zu deinem TerminApp-Kalender kannst du auch ganz einfach auf deiner Facebook-Seite, in deinem Google MyBusiness Profil oder anderweitig veröffentlichen. Dein TerminApp-Profil bzw. deine Miniseite kann dann aussehen wie in diesem Beispiel. Außerdem ist dein Unternehmen in der TerminApp Smartphone-App gelistet und darüber buchbar.

Wieviel kostet TerminApp?

In der Classic Version ist TerminApp kostenlos, was ziemlich praktisch ist, da man das Tool so sehr gut kennen lernen kann. Die meisten Nutzer wissen das Tool relativ schnell zu schätzen und steigen nach einer Zeit auf die Premium Version um, die noch einige weitere Funktionen bietet. In der Premium Version kostet TerminApp aktuell 23,90 Euro pro Monat ohne Mindestvertragslaufzeit.

Zusätzliche Funktionen in der Premium Version sind u.a.:

• Nutzung der Smartphone App möglich – Termine von unterwegs verwalten
• Tablet-App für das iPad und Android
• Desktop-App mit der man auch offline arbeiten kann
• Sonderangebote nutzbar
• …

Zusätzlich dürfen Premium Kunden in Kürze folgendes erwarten: 

• E-Mail- und Erinnerungsservice
• Vorkassezahlungen von Kunden integrierbar
• Terminpuffer einrichten
• Ersteinrichtung des Accounts erfolgt gemeinsam mit einem Mitarbeiter von TerminApp

Fazit – Automatisierung schafft mehr Produktivität

Gute und sinnvoll eingesetzte Automatisierungen schaffen kurz-, mittel- und langfristig ein produktiveres und angenehmeres Arbeiten, insbesondere wenn das Geschäft wächst. Ähnlich dem Slow-Grow-Ansatz von Svenja Hofert* bin ich nicht unbedingt dafür, für solche Prozesse unbedingt direkt einen Mitarbeiter einzustellen – auch wenn, das Schaffen von Arbeitsplätzen etwas positives ist.

Für mein Verständnis von Effizienz und Produktivität sollte vor allem in der frühen Entwicklungsphase eines Unternehmens ein sinnvolles und wirtschaftliches Konzept zur Erreichung und Entwicklung von Umsatz und Gewinn Vorrang haben. Tools wie die TerminApp bringen dabei einen sinnvollen Mehrwert, sorgen für mehr Effizienz und Produktivität bei relativ geringen Kosten.

Was haltet ihr von solchen Tools? Nutzt ihr so etwas? Habt ihr solche Tools schon mal genutzt? Ich freue mich auf eure Kommentare!