Von Eisenhower bis WordPress-Wartung – warum Delegieren und Outsourcen für Soloselbständige wichtig ist

Workflow-Taskmanagement-Delegieren

Den heutigen Artikel muss ich mal ganz von hinten aufrollen. Als überzeugte „Solo-Selbständige“ beschäftige ich mich hin und wieder mit neuen (und teils vielleicht noch besseren) Methoden im Bereich Zeitmanagement, Produktiviät und Aufgabenmanagement.

Mit den Jahren meiner Selbständigkeit ist die Anzahl meiner Projekte enorm gewachsen. Und manchmal habe ich eben auch das Gefühl, dass das allein kaum noch zu machen ist.

Nachdem ich also mal wieder drei neue Bücher zum Thema Produktivität durchgeackert habe und nicht sehr viel schlauer war als vorher erinnerte ich mich an ein Detail aus meinem BWL-Studium: die Eisenhower-Matrix.

Vom Eisenhower-Prinzip zum besser organisierten Task-Management

Ich brauchte ein einfaches Prinzip zum Priorisieren von einzelnen Aufgaben. Und das nicht nur auf Projektebene, sondern auch in einem Gesamtkontext aller Projekte.

Das Eisenhower-Prinzip liefert dafür eine simple und gut umzusetzende Möglichkeit. Alle Aufgaben werden nach Dringlichkeit und Wichtigkeit priorisiert. Wobei es 4 Varianten gibt:

  • dringend und wichtig
  • wichtig und nicht dringend
  • dringend und nicht wichtig
  • nicht dringend und nicht wichtig

Daraus ergaben sich für mich folgende Prioritäten und „Umsetzungsanweisungen“.

Eisenhower Matrix / Eisenhower Prinzip

  1. A – Alles was wichtig und dringend ist, erledige ich sofort und selbst
  2. B – Alles was wichtig, aber nicht dringend ist und was ich selbst erledigen sollte und möchte, plane und terminiere ich so, dass ich noch Puffer habe und die Aufgaben zügig erledigt bekomme (Stichwort: Pomodoro-Technik)
  3. C – Alles was dringend, aber nicht wichtig ist. Das sind Aufgaben, die man unbedingt delegieren sollte.
  4. D – Alles was nicht dringend und nicht wichtig ist. Das kann am Ende des Tages in den Müll oder ins Archiv ;-) .

Daraus habe ich mir schließlich ein kleines, aber feines Google Sheet gebastelt. Darin hat eine Aufgabe nicht nur eine Kürzel-Zuordnung zu einem Projekt (und ist damit filterbar), sondern auch eine Prorität aus der Eisenhower-Matrix, eine Angabe zum Monat (in dem ich die Aufgabe erledigen möchte), einen Status (Offen, Erledigt, in Arbeit) und eine ungefähre Einschätzung der Zeit, die ich für diese Aufgabe benötigen würde.

Fertig war mein individuelles Task-Management, dass ich jederzeit sortieren und filtern konnte und ebenfalls darin sah, wann was erledigt wurde.

Dringend, aber nicht wichtig – Delegieren

Bei Punkt 3 / C haben sich bei mir jedoch so einige Aufgaben angesammelt. Das waren vornehmlich Aufgaben, die eben gemacht werden musste, mir aber nicht besonders viel abforderten oder die auch einfach keinen Spaß machen.

Und mit den Aufgaben, die keinen Spaß machen, ist es wie mit Kaugummi. Das kann man zäh in die Länge ziehen.

Nun saß ich vor diesen Aufgaben und fragte mich gleichermaßen, wer genau denn diese Aufgaben nun übernehmen sollte.

Schließlich will und wollte ich keine Mitarbeiter einstellen, sondern weiterhin als Solo-Selbständige arbeiten.

Mir war aber auch klar, dass es keinen Sinn machte, wenn ich meine vorhandene Zeit mit Aufgaben verschwenden würde, die gut und gern auch ein anderer machen kann.

Was wem delegieren? Outsourcen als Lösung

Die Lösung war und ist für mich, diese Aufgaben weitestgehend auszulagern.

Nicht an eigene Mitarbeiter, sondern an Freelancer bzw. andere Selbständige, die diese Aufgaben gegen Geld für mich so erledigen wie ich mir das vorstelle.

Aufgaben Delegieren nach dem Eisenhower PrinzipJa, dazu gehört erstmal so etwas wie Überwindung, wenn man all diese Sachen vorher immer selbst erledigt hat und auch nur ungern „Dinge aus der Hand gibt“.

Klar, gute und verlässliche Partner findet man nicht mal eben um die Straßenecke und auch nicht für „dreimarkfuffzig“ die Stunde. Aber mit der Suche nach solchen Partnern geht man schon mal den ersten Schritt.

Ich habe mich also daran gemacht und die Tasks in Bereiche eingeteilt, die dann wiederum von Spezialisten erledigt werden können. Schließlich weiß meine Buchhalterin sicher (oder leider :) ) nicht, wie sie WordPress updaten kann.

Da gab es Aufgaben zum Bereich Buchhaltung, Optimierungen, Reporting, Wartung und Backup von Projekten/Webseiten, WordPress und, und, und.

Gängige WordPress Tasks outsourcen

Am schnellsten fand ich jemanden, der mir die Buchhaltung weitestgehend abnahm.

Doch was ist mit WordPress? Backups? Optimierung von Bildern? Pflege von Texten?

Bei den Projekten, die ich habe, fallen solche Aufgaben ständig an. Backups lassen sich zwar automatisieren. Aber was ist, wenn man von Cronjobs & Co. keinen blassen Schimmer hat?

Dann können verlässliche Dienstleister helfen, die sogenannte WordPresswartungsverträge anbieten.

Wartungsverträge für WordPress

Es gibt mittlerweile eine Menge Anbieter für Wartungsverträge für WordPress. So manch einer mag da vielleicht auf Dienstleister aus dem weit entfernten Ausland schwören. Mir ist es immer lieber, wenn meine Partner in der gleichen Zeitzone leben, ich anrufen kann und es keine sprachlichen Barrieren gibt.

Wordpress WartungsverträgeAuf der Suche nach WordPresswartungsverträgen wirst du oft auf verschiedene Pakete stoßen, wie du sie beispielsweise hier bei Udo Telaar finden kannst. Da gibt es meist eine Basic-Variante, ein „Mittelding“ und ein Premium-Angebot mit allem drum und dran.

Die Basic-Variante bei Udo Telaar beinhaltet aber bereits ein monatliches Update von WordPress, Theme und Plugins, als auch tägliche (!) Backups von Datenbank und Dateien auf dem FTP.  Darüber bekommt man auch ein monatliches Reporting.

In der mittleren Pro-Variante sind dann noch tägliche Security Checks und ein Performance Monitoring enthalten. Und in der Premium-Variante bekommst du sogar noch ein Uptime Monitoring und ein Ranking Monitoring.

April-Angebot: Übrigens gibt es aktuell ein Angebot bei Udo Telaar, dass man einen WordPress Wartungsvertrag einen Monat kostenlos testen kann.

Text- und Bildpflege in WordPress

Im nächsten Schritt ging es für mich darum, jemanden zu finden, der ab und an die Pflege und Aktualisierung von Bildern und Texten übernehmen kann.

Mir war es dabei wichtg, dass das nicht „irgendwer“ ist. Schließlich kommt derjenige an all meine Projekte. Und professionell sollte die Person schließlich auch noch sein.

Die Lösung fand ich schließlich im Bekanntenkreis. Aber auch dafür gibt es selbstverständlich Anbieter, die dir diese Aufgaben abnehmen. Ob das nun ein(e) virtuelle(r) Assistent(in) ist oder ein WordPress-Service-Anbieter, sei mal dahingestellt. Wenn du nach dem oben erklärten Aufgabenprinzip arbeiten und „Luft“ für neue wichtige Projekte schaffen möchtest, kommt man zumindest um das Delegieren nicht herum.

Schreiben und Texten auslagern

Natürlich kann man auch das Texten an sich auslagern und an Autoren abgeben. Für mich ist das nur sehr selten eine Option, da ich gern schreibe.

Dennoch kann man auch hier auf richtig gute Autoren ausweichen. Mit etwas Glück und dem entsprechendem Wortpreis findet man die „Perlen“ ganz bestimmt :-) Man sollte jedoch nicht erwarten, dass man bei bekannten Anbietern wie textbroker oder content.de einen astreinen Text bekommt, wenn man lediglich bereit ist, den Wortpreis für 2- oder 3 Sterne-Artikel zu zahlen.

Und außerdem muss man dann auch in der Lage sein, das Briefing für den Autor mindestens so klar und perfekt zu schreiben wie der Text am Ende auch sein soll.

Outsourcen – was hat es mir gebracht?

Ich habe eine ganze Weile gebraucht, um das Auslagern von Aufgaben so zu gestalten, dass es mir den täglichen Workflow tatsächlich erleichtert.

Auf der einen Seite muss man erstmal gute Partner gewinnen. Andererseits muss man selbst auch die passende Einstellung zum Delegieren haben. Und das fiel mir ziemlich schwer. Außerdem kostet es natürlich auch etwas Geld.

Bringt man das Ganze aber allmählich zum Laufen ist das Delegieren eine wunderbare Sache, die definitiv Luft für neue Projekte schafft.

Wie haltet ihr das mit dem Delegieren und / oder Outsourcen? Betreibt ihr das konsequent oder übernehmt ihr alle Aufgaben selbst? Ich freue mich auf euer Feedback!

Von Eisenhower bis WordPress-Wartung – warum Delegieren und Outsourcen für Soloselbständige wichtig ist
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Wer schreibt hier? Jasmina

Hi! Ich bin Jasmina, die Autorin von onlinelupe.de. Seit 2010 schreibe ich hier über digitales Arbeiten und Selbständigkeit im Internet.

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