Immer mal wieder beschäftigten mich in den letzten Jahren meiner Selbständigkeit die Themen Zeitmanagement, Projektmanagement, sowie damit einhergehend mein Aufgabenmanagement. Das stete Ziel: Nicht nur Effektivität, sondern vor allem Effizienz (hier wird nochmal der Unterschied erklärt). Wachsen Kundestamm und Projektanzahl gibt es natürlich Jahr um Jahr immer mehr zu tun.
Ich habe für mich die bewusste Entscheidung getroffen, als Solopreneur (oder zu Deutsch EinzelunternehmerIn) zu arbeiten und dennoch nicht alles selbst zu machen. Diverse Aufgaben, die mich entweder viel Zeit kosten oder mir nicht unbedingt Freude bereiten, gebe ich mittlerweile an andere Selbständige oder Dienstleister ab.
Inhaltsverzeichnis
Wie ich mich als Einzelunternehmerin organisiere
Den richtigen Arbeitsrythmus und die richtigen Tools zu finden, die mich bei der Organisation von Projekten, Kunden und Aufgaben unterstützen, ist jedoch eine Angelegenheit, die mich immer wieder beschäftigt und die ich auch nach 5 Jahren noch nicht als „optimal“ bezeichnen würde.
Zu Beginn meiner Selbständigkeit arbeitete ich am liebsten mit Notizblock und physisch extistierendem Kalender. Und ich würde es heute noch tun, wäre Papier manchmal nicht so unendlich geduldig. ;-)
Ein weiterer Nachteil von Papier: bei einer bestimmten Schriftgröße bleibt eben nur begrenzter Platz für Aufgaben und Notizen. Ich habe mir jedoch angewöhnt, Aufgaben in kleine Teilschritte zu zerlegen und diese auch so zu formulieren. Mit dieser Methode komme ich einfach besser voran. Problem dabei: die vielen kleinen Teilaufgaben passen teils nicht mehr auf eine Seite meines Notizblock.
Also testete ich einige „Aufgaben-Tools“ und Projektmanagement-Software und landete schließlich bei ToDoIst, mit dem ich nun seit ein paar Monaten arbeite und damit Projekte, Kunden und alles andere organisiere, terminiere und umsetze.
Wichtig war mir bei der Auswahl, dass das Tool meiner Wahl einfach zu bedienen ist, ich schnell einen Überblick über Projekte und Aufgaben erhalte und unkompliziert Wiederholungen und Vorlagen erstellen kann. ToDoIst kam diesen Wünschen am nähsten, wobei ich auch immer noch mit Evernote und anderen Tools liebäugel.
Wie machen das eigentlich Agenturen?
Bereits als EinzelunternehmerIn bemerkt man nach einer Weile, dass die Organisation von Projekten, Aufgaben, Terminen und Kunden kaum trennbar ist. Insofern brachte es mir auch nicht viel, ein gesondertes Projektmanagement und ein autarkes Aufgabenmanagement aufzubauen. In der Planung und Terminierung kostet das nur wesentlich mehr Zeit. Zeit, die man eigentlich für die Umsetzung benötigt.
Ähnliche Erfahrungen habe ich bereits in den Agenturen machen können, in denen ich früher angestellt war. Das Problem war da allerdings, dass es in keiner der Agenturen ein vernünftiges integriertes System gab, um Projekte zu planen, Kunden, Aufgaben, Dokumente und Termine zu organsieren und dabei stets den Fokus der Umsetzung zu behalten.
Hinzu kam, dass dadurch Abteilung A den Status von Abteilung B nicht kannte und das nicht selten zu Fehlinformationen nach außen führte, die wiederum nicht unbedingt für erfreute Kunden sorgten.
Dabei ist es für eine gut funktionierende Agentur extrem wichtig, dass genau diese Faktoren einer einheitlichen internen Kommunikation, Planung und Organisation gegeben sind.
Das Angebot an sogenannten ERP-Systemen, die diese Aufgaben teils sogar modular erfüllen, ist heute wesentlich größer als noch vor 6 Jahren. Es gibt standardisierte Systeme, komplett individualisierte Systeme und modulare Systeme. Alles natürlich auch eine Frage der Kosten.
Fazit
Ob EinzelunternehmerIn oder Agentur – ganz ohne Software kommt man bei steigender Projekt- oder Kundenanzahl heute kaum noch aus, um alle anstehenden Aufgaben, Meilensteine und Termine zu bewältigen. Während man als EinzelunternehmerIn jedoch auf noch recht „einfache“ Tools zurückgreifen kann, wird es für Agenturen schon etwas komplizierter bzw. spielt hierbei die Integration der verschiedenen Abteilungen, sowie das Dokumentenmangement eine noch wesentlichere Rolle.
Wie macht ihr das? Organisiert ihr euer Unternehmen über ein „richtiges“ ERP oder nutzt ihr andere Lösungen, die euch helfen Projekte, Kunden, Termine und Aufgaben im Überblick zu behalten?
