
Wie sagt man so schön? Als Selbständige(r) ist man „selbst“ und „ständig“. Das bedeutet auch, dass sich sämtlicher Bürokram nicht von allein und erst recht nicht von Zauberhand erledigt, sondern eben sortiert, gestempelt, gelocht und abgeheftet werden will. Das ist nicht nur eine Sache einer ordentlichen Büroführung, sondern auch ein Muss im Hinblick auf die Buchhaltung, eine eventuelle Lagerhaltung oder auch das Customer Relationship Management. Mal ganz davon abgesehen, dass es für bestimmte Unterlagen einer Privatperson, als auch eines Unternehmens in Deutschland festgesetzte Aufbewahrungsfristen gibt. So müssen beispielsweise Buchungsbelege und Abschlüsse mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden, Geschäftsbriefe und andere Unterlagen mindestens 6 Jahre. Doch wie kann man in einem Home Office oder generell in einem Büro relativ einfach Ordnung halten? Einige Tipps dazu gibt dieser Artikel.
Ein individuelles Ordnungssystem
Optimal ist es, wenn man sich direkt von vornherein ein individuelles Ordnungssystem ausdenkt, dass an die eigenen Prozesse und Gegebenheiten angepasst ist. Ein freiberuflicher Designer hat hier sicher andere Ansprüche und Prozesse als ein Shopbetreiber und darauf sollte auch die Ablage ausgerichtet sein.
Grundlegend kann man jedoch beispielsweise immer zwischen Buchhaltung und Finanzen, Verträgen und Unterlagen des Tagesgeschäfts inhaltlich unterscheiden.
Es ist aber auch möglich, die Unterlagen nach Prozessablauf zu sortieren und beispielsweise ein System mit Posteingang, Postausgang, Ablage und Tagesgeschäft oder ähnlichem aufzubauen.
Der Kalender oder die To-Do-Liste
Im Zusammenhang mit meinem individuellen Ordnungssystem ist mein Kalender mein zentraler täglicher Bezugspunkt. Dazu nutze ich am liebsten die Notizbücher von Zequenz oder Conceptum. Darin habe ich alle täglichen Aufgaben notiert. Von Kundenprojekten, bis zu eigenen Projekten, über Aufgaben, die im Zusammenhang mit meinem Online Shop anstehen, bis hin zu Buchhaltung und Ablage. Ganz am Anfang habe ich mal probiert mit dem Aufgabenplaner aus Outlook oder anderen To-Do-Tools zu arbeiten. Das reele Schreiben auf Papier ist mir aber am liebsten und ich habe es immer verfügbar.
Jeden Montag sehe ich mir die aktuelle Woche an, verteile Aufgaben auf die jeweiligen Tage und halte hier auch jede noch so kleine Aufgabe fest, da schnell mal etwas in Vergessenheit geraten kann. Dazu gehört auch die Verteilung von Aufgaben aus der Buchhaltung oder Ablage und Büroorganisation.
Die passende Büroausstattung finden
Wenn ich nicht darauf achten würde, würde der Platz, den ich für mein Home Office benötige wahrscheinlich irgendwann ausufern. Doch ich möchte möglichst wenig Platz für (meist unnötigen) Bürokram in Anspruch nehmen.
Deswegen achte ich in erster Linie immer darauf, ob ich eine bestimmte Unterlage wirklich benötige oder diese aufbewahren muss oder ob diese auch einfach in den Papierkorb wandern kann. Das erledige ich meist dann schon, wenn jene Unterlagen oder Infoblätter bei mir eintrudeln.
Ansonsten habe ich mir mittlerweile angewöhnt, mit so wenigen Papierhaufen wie nur möglich klar zu kommen und für den Rest direkt farbige Standordner zu verwenden. Ich habe einen Postausgang und einen Stapel mit Papierkram, den ich abarbeiten muss. Das dringlichste kommt oben auf, wird direkt in das Buch eingetragen und dann abgearbeitet. Statt den Stapel einfach so herumliegen zu lassen, kann man auch einen Prospekthalter oder ähnliches für die Aufbewahrung nutzen. Diese bekommt man beispielsweise hier.
Was abgearbeitet ist, kommt wiederum direkt in einen Ordner. Diese habe ich je nach „Thema“ farblich sortiert.
Nichts ewig aufschieben
Die oberste Regel für ein halbwegs ordentliches Büro ist jedoch: nichts erst lange aufschieben, sondern kleine Sachen direkt erledigen. Ob das nun die Ablage eines Beleges oder ähnliches ist.
Bei mir ist es zumindest so, dass sich sonst alles irgendwie in die Höhe stapelt und ich irgendwann einzelne Unterlagen sogar gar nicht mehr richtig oder nur nach einigem Suchen richtig zuordnen kann. Das ist ein absoluter Zeitverschwender.
Routinen im Tages-, Wochen oder Monatsablauf
Empfehlenswert ist auch, sich bestimmten Routinen im Tages-, Wochen- oder Monatsablauf anzueignen. Ich erledige beispielsweise Verwaltungskram gern dann, wenn ich mein Tagesgeschäft hinter mir habe und meine Motivation nicht mehr die Beste ist. Für Verwaltung und Büroorganisation braucht man meist nicht mehr so viel „Hirnschmalz“.
Die Buchhaltung und das damit verbundene Sortieren von Unterlagen und Belegen mache ich beispielsweise immer monatlich am Monatsanfang, auch wenn die Meldungen nur noch quartalsweise notwendig sind. Damit erspare ich mir einfach, dass ich in 3 Monaten ewig darüber nachdenken muss, wie genau eine Buchung entstanden ist und wo ich die dazugehörigen Belege finde.
Mittlerweile werden bei mir Eingangs- und Ausgangsrechnungen meist sofort und umgehend digital, als auch offline abgelegt. Damit spare ich mir bei der Buchhaltung eine ganze Menge Zeit.
Das Büro etwas verschönern
Wer auch Kundenbesuch im eigenen Büro empfängt, der kann natürlich auch dafür sorgen, dieses optisch ein wenig zu verschönern. Das kann man einerseits bspw. mit Pflanzen und schönen Möbeln erreichen, aber auch mit individuellen Aufstellern, Prospekthaltern, Werbeaufstellern oder anderen Präsentationshilfen. Sehr edel und hochwertig wirken dafür bspw. Artikel aus Acrylglas.
Acrylglas ist transparent, wirkt hochwertig und ist dennoch robust. Außerdem ist es einfach zu reinigen, sollte mal wieder die Kaffeetasse umkippen ;-).
Fazit – jedem seine Ordnung
Fakt ist jedoch: es gibt nicht DIE eine Systematik mit der man ein Büro ordentlich und aufgeräumt halten kann. Vielmehr geht es hierbei um individuelle Erfahrungswerte und Routinen, die man regelmäßig durchläuft, um den anfallenden Papierkram bewältigt zu bekommen.
Ich bewundere ja immer die Leute, die es schaffen Ordnung zu halten und immer alles gleich erledigen. Leider bin ich immer total chaotisch und schiebe Dinge oft bis zum „geht nicht mehr“ hinaus. Hoffentlich gewöhne ich mir das im Laufe der Jahre noch irgendwie ab.
Liebe Grüße Lisa
Oh da teilt jemand mein Fable für handschriftliche Notizen :D Ich muss auch zugeben, dass ich mich mit Apps sehr ungern organisiere. Ein Tipp von mir: TO DO LISTEN auf kleine Karteikarten schreiben. Dann nimmt man sich nicht zuviel vor und hat die Liste immer griffbereit! Danke für den Beitrag Jasmina :)
Danke für den Beitrag.
Eine Ordnung im Büro ist sehr wichtig. Um Bücher und Ordner zu transportieren, eignen sich Transportgeräte sehr gut.
LG
Nadine