Viele Webworker – also Einzelunternehmer oder gleich ganze Teams – egal, ob sie an Kundenprojekten oder eigenen Projekten arbeiten, kennen das Problem des Zeitmanagements. Wann hat man wie viel Zeit in Projekt XY, Teilprojekt Z oder Aufgabe B investiert? Wann war das? Wer war das? Und vor allem: wie lang hat das Ganze gedauert? Als Einzelunternehmerin mit einigen Kunden für die ich viele unterschiedliche Projekte bearbeite, ist es mittlerweile unerlässlich, dass ich nicht auf irgendeine Art und Weise dokumentiere, was ich genau mit meiner Zeit angefangen habe. Einerseits hilft das mir, um zukünftige Projekte besser planen und kalkulieren zu können.
Andererseits ist es auch hilfreich, um Kunden Transparenz zu bieten und ihnen jederzeit sagen und zeigen zu können, was, wann, wie und wo erledigt worden ist. Kundenarbeit ist ein Vertrauensgeschäft – erst recht, wenn man größtenteils nur telefonisch oder per E-Mail kommuniziert und Zeitmanagement-Tool können da sehr hilfreiche Arbeit leisten.
Ich habe mich dazu in den letzten Monaten durch so einige Tools und Möglichkeiten gekämpft und war mit keiner Lösung so wirklich zufrieden. Die individuellste Methode konnte ich über Excel realisieren, aber wirklich schön und komfortabel ist das letztlich auch nicht.
Nun stieß ich auf das Zeitmanagement-Tool namens Toggl und ich ließ mich vor allem überzeugen, da es tatsächlich mal sehr einfach und unkompliziert zu handhaben ist. Nach einer wirklich einfachen Anmeldung mit E-Mail-Adresse und Passwort landet man direkt im Dashboard und kann auch direkt loslegen, eine aktuell bearbeitete Aufgabe anzulegen.
Toggl zählt entweder die dafür benötigte Zeit mit oder man gibt Start- und Enddatum ein. Die Aufgabe kann natürlich auch einem Projekt zugeordnet werden. Ist das Projekt noch nicht angelegt – kein Problem – dann gibt man einfach in der gleichen Maske den Projektnamen ein. Bonus-Punkt 1: man muss nicht erst langwierig Projekte, Kunden & Co. eingeben, um das Tool überhaupt zu testen.
Eine Aufgabe lässt sich übrigens auch abbrechen – beispielsweise, wenn mal wieder das Telefon klingelt oder man eben mal eine Pause braucht – und ebenso einfach ist die Aufgabe über einen Klick wieder auf zu nehmen.
Auch sehr praktisch: den einzelnen Aufgaben können Tags zugeordnet werden. Und für mich ganz wichtig – man kann einzelnen Aufgaben per Klick das Merkmal hinzufügen, ob die abrechenbar sind oder nicht. Damit hat man später in der Berichte-Übersicht beispielsweise einen sehr guten Überblick darüber, wie viele abrechenbare Stunden man in einem Monat für einen Kunden gearbeitet hat – und diese so, ohne kompliziertes nachrechnen, in Rechnung stellen kann.
Das sind nur ein paar der Dinge, die ich an Toggl sehr überzeugend finde. Weiterhin gibt es die Möglichkeit, Arbeitsbereiche / Workspaces einzurichten oder Kunden und Projekte, sowie Teams zu definieren. Wer die Zeiterfassung lieber über ein mobiles Endgerät aufnimmt, ist außerdem mit Apps für iOS und Android bestens bedient.
Fazit
Nach einer 30-Tage-Testzeit kann man das Tool für monatlich $5 in Anspruch nehmen. Meine Meinung: einfaches, schlichtes und überzeugendes Zeitmanagement ohne Schnickschnack und auch für iOS und Android zum unschlagbaren Preis! Klasse finde ich außerdem, dass es so einfach (nur 1 Klick!) ist, eine „alte“ Aufgabe einfach wieder auf zu nehmen, ohne sie immer wieder eingeben zu müssen.
Die Nutzung solcher Tools scheiterte bei mir nämlich bisher immer daran, dass ich schlichtweg vergessen habe, die Aufgabe zu dokumentieren oder Aufgaben aufgrund des recht hohen Dokumentationsaufwands erst gar nicht total korrekt notiert, sondern eher „über den Daumen gepeilt“ habe.
Doch Zeit ist einer der wesentlichsten Faktoren von Unternehmern und Selbständigen und gerade deswegen sollte man diese eigentlich ganz genau im Blick behalten. Meiner Meinung nach ist Toggl der erste richtige Schritt in diese Richtung.
